In un'epoca caratterizzata da budget ridotti, limitazione delle risorse e un panorama di talenti competitivo, trovare soluzioni a queste sfide diventa sempre più cruciale per il successo di una biblioteca. Sebbene questi problemi non siano esclusivi dell'ambito bibliotecario, sono ora necessarie soluzioni ad hoc per le biblioteche.
Man mano che il mondo avanza verso un approccio più digitale, le industrie di tutti i settori iniziano ad adottare il modello del software come servizio (SaaS), secondo il proprio ritmo. Per chi non è familiare con il SaaS, può essere molto utile la descrizione di Gartner: "software di proprietà, consegnato e gestito in remoto da uno o più provider. Il fornitore offre software basato su un insieme di codice comune e definizioni dei dati che viene consumato in un modello one-to-many da tutti i clienti contrattuali in qualsiasi momento su base pay-for-use o come abbonamento basato su metriche di utilizzo".
Indipendentemente da dove ti trovi nel tuo percorso, esiste sicuramente un software che può supportare il tuo business. Secondo Harvard Business Review, "queste piattaforme [SaaS] permettono agli utenti di accedere a software e applicazioni nel cloud, liberandoli dal peso di acquistare e gestire software e hardware complessi".
Quando cerchi soluzioni per la tua biblioteca, ecco cinque domande che dovresti porti per prendere decisioni ottimali.
Quanto è ben integrato il tuo software con gli altri sistemi?
Le biblioteche utilizzano una miriade di piattaforme software per gestire le operazioni aziendali. Nonostante alcuni software si sincronizzino perfettamente, alcune volte è necessaria un'API o attività che richiedono ancora la gestione manuale dei dati. Sviluppare sistemi che condividano informazioni senza problemi o API è costoso e richiede molto tempo. La maggior parte delle biblioteche non dispone di queste risorse. Il modello SaaS consente alle biblioteche di incorporare i loro flussi di lavoro consolidati in un'esperienza utente coesa sia per gli utenti che per il personale. L'integrazione di archiviazione cloud esistente, Google Drive, LibGuides, interfacce front-end open-source, sistemi integrati di biblioteche (ILS) e sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) avviene senza riscontrare problemi. L'interoperabilità di questi sistemi consente inoltre di ottenere informazioni sulle attività aziendali che prima non erano facilmente accessibili o analizzabili.
Quali sono le attività amministrative e i problemi di budget che il tuo prodotto potrebbe risolvere?
Il passaggio dai server in loco ai servizi ospitati nel cloud è diventato la norma aziendale grazie ai numerosi vantaggi offerti dall'hosting basato sul cloud. Il trasferimento ai server basati sul cloud non solo ha liberato fondi che prima venivano utilizzati per mantenere i server in loco ma consente anche alle biblioteche di utilizzare i loro fondi, solitamente limitati, per altri miglioramenti. A seguito di ciò, non è più necessario dipendere da personale IT o da fornitore esterno per effettuare aggiornamenti urgenti al sito web della tua biblioteca. Aggiornamenti come una firma last minute di un libro, un cambiamento negli orari della biblioteca a causa di un evento meteorologico o una nuova lista di libri che il tuo bibliotecario ha pensato al volo dovrebbero essere facili da completare per il personale della biblioteca stessa. Anche se il tuo sito web è ospitato su un'organizzazione madre, esistono soluzioni per un sito web di una biblioteca indipendente. Il SaaS consente a un fornitore di fiducia di gestire l'hosting e la sicurezza del tuo sito, nonché gli aggiornamenti del codice necessari per adattarsi alle frequenti revisioni effettuate da tutti i principali browser Internet. Tutto ciò di cui hai bisogno è concentrarti sull'aggiornamento e il miglioramento del contenuto della tua biblioteca.
Come è progettato il software per l'accessibilità e la facilità di utilizzo?
Il miglioramento continuo delle funzionalità è uno dei vantaggi nell'avere un prodotto SaaS. Con il cambiamento delle leggi che regolano i requisiti di accessibilità e l'avanzamento tecnologico, gli aggiornamenti devono avvenire costantemente per offrire la migliore esperienza utente possibile. Team specializzati che si concentrano su come i fruitori interagiscono con l'interfaccia della tua biblioteca, sull'accessibilità del tuo sito web, sull'aspetto e sul funzionamento del tuo sito web e sulla raccolta dei dati della tua biblioteca da piattaforme disparate sono aspetti di cui non devi preoccuparti. Un team delegato si occuperà di queste attività, lasciandoti tempo e risorse per i compiti più significativi.
Quali competenze guidano i tuoi team di supporto e sviluppo?
La necessità di competenze tecniche per fare del tuo meglio non è più necessaria. Il modello SaaS ti fornisce accesso a ingegneri di servizio tecnico sul campo, un team di servizi di autenticazione, manager di progetto di implementazione, supporto tecnico e clienti multilingue. Quando il software è sviluppato da professionisti del settore, è possibile offrire la migliore esperienza per i suoi fruitori. Il software costruito attraverso un ampio testing degli utenti, il perfezionamento del prodotto attraverso il feedback degli utenti stessi e vari metodi di ricerca permettono di ottenere risultati migliori nella ricerca di uno strumento di scoperta.
Esistono strumenti di business intelligence per semplificare e migliorare la gestione delle biblioteche?
Le biblioteche, come molte aziende, dispongono di fonti di dati disparate. Un prodotto SaaS fornisce un luogo centralizzato per analizzare dati, riconoscere tendenze e prendere decisioni basate su prove. Fonti di dati come sistemi integrati di biblioteche (ILS), sistemi di scoperta, servizi di prestito interbibliotecario, servizi di autenticazione e proxy e sistemi informativi degli studenti possono essere integrati modelli personalizzati o standardizzati. Puoi eliminare l'estrazione manuale delle informazioni e consentire al software di semplificarle, consentendo in questo ai bibliotecari amministratori di ottenere informazioni su richiesta per le collezioni e i servizi, identificare quali risorse vengono utilizzate maggiormente, individuare tendenze nei prestiti e nell'uso delle risorse elettroniche e migliorare i dati del tuo ILS.
Ponendoti queste domande, stai contribuendo a scrivere il prossimo capitolo della tua biblioteca. La selezione del giusto software può aiutarti a raccontare efficacemente la sua storia. Sostenere la tua biblioteca è cruciale per un'eredità duratura.